El dinero tiene que cuadrar
Una tienda puede parecer sana mientras finanzas no consigue cerrar el mes. Cada pedido se convierte en un cobro, una comisión y a veces una devolución o un contracargo, y cada uno tiene que llegar a SAP contra el documento correcto. En la conciliación es donde un proyecto de ecommerce se gana la confianza del equipo financiero, o la pierde.
Lo que aprendí por las malas
- 01
Implica a finanzas antes de la primera línea de código.
Saben cómo tiene que quedar un cobro en contabilidad. Diseña el flujo de pedidos hacia atrás desde el asiento, no hacia delante desde el checkout.
- 02
Una sola referencia hace todo el recorrido.
El mismo identificador tiene que aparecer en el pedido, en el registro del proveedor de pagos y en el documento de SAP. Si estás cuadrando por importe y fecha, ya has perdido.
- 03
Una liquidación no es un pedido.
Un proveedor paga por lotes, descontadas las comisiones, días después. Modela el abono, las comisiones y los plazos tal como son, o el extracto del banco nunca coincidirá con el informe de ventas.
- 04
Devoluciones, capturas parciales y contracargos son el trabajo de verdad.
El caso normal se concilia solo. Planifica primero las excepciones, con finanzas, caso por caso.
- 05
Automatiza el cruce y mantén una cola clara para el resto.
La mayoría de las líneas deberían cuadrar sin que nadie las mire. Lo que queda necesita un responsable, una pantalla y un hábito diario.
- 06
Concilia cada día, desde el primer día.
Una diferencia detectada a la mañana siguiente se explica en minutos. La misma diferencia detectada a final de mes lleva una semana.
Trucos y consejos
- Acuerda por escrito la lista de escenarios de pago, y que finanzas la firme.
- Prueba con ficheros de liquidación reales del proveedor, no inventados.
- Ten las reglas de divisa y redondeo en un solo sitio.
- Registra cada intento de contabilización junto con su referencia.
- Nombra a una persona responsable de la cola de pendientes.
- Haz convivir el sistema antiguo y el nuevo durante un cierre completo antes de cambiar.